.....PENGERTIAN SEKERTARIS....

Sekretaris

Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Di dunia kerja saat ini ada lagi professi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu PA atau Personal Assistant. Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini executive atau bos yang menghirenya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.

Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan diantara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya dimana dunia kerja disana lebih professional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.

Sekretaris identik pula dengan fashion dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai image dari atasan yang diwakilinya.

“PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI,PEMBAGIAN KERJA,BENTUK BAGAN ORGANISASI,DEPARTEMENTALISASI”

Dalam kehidupan nyata, orang-orang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan bersama, kegiatan yang dilakukan tersebut menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional atau biasa disebut dengan istilah “organisasi”.Pengorganisasian (Organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Kata Organisasi mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olah raga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasinya dapat tercapai dengan efisien.

            Sturktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Sturktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi atau orang-orang yang menunjukkan kedudukan , tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi.

Faktor-Faktor Perancangan Struktur Organisasi
           faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut:
1.   strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. strategi menjelaskan bagaimana aliran   wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para pimpinan dan bawahan.
        
2.    teknologi yang digunakan. perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-     barang atau jasa akan membedakan struktur organisasi.

3.    anggota (pegawai / karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. kemanapun dan cara berfikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.

4.    ukuran organisasi. besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan kerjanya yang sangat mempengaruhi struktur organisasi. semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks dan harus dipilih struktur yang tepat

Unsur-unsur Struktur Organisasi terdiri dari:
1. Spesialisasi kegiatan
2. Standarisasi kegiatan
3. Koordinasi kegiatan
4. Sentralisasi dan Desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kegiatan

Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk dan melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas.

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.
Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yaitu :
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen

Bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan atas :

1. Organisasi Garis

Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.

Kebaikannya :
• Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.
• Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.
• Proses pengambilan keputusan cepat.

Kelemahannya :
• Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.
• Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
• Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2. Organisasi Garis dan Staf

Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak.
Kebaikannya :
• Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan perusahaan
• Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adaya staf ahli.
• Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat ditentukan menjadi suatu spesiali-sasi.

Kelemahannya :
• Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling mengenal.
• Perintah-perintah menjadi kabur dengan nasehat dari staf, karena atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal kewenangannya berbeda.
• Kesatuan komando berkurang.

3. Organisasi Fungsional

Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
Kebaikkanya :
• Pembidangan tugas lebih jelas.
• Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.
• Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.

Kelemahannya :
• Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
• Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.
• Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga sering timbul konflik.

4. Organisasi Panitia

Organisasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.

Kebaikannya :
• Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.
• Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
• Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.

Kelemahannya :
• Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas.
• Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama.
• Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan, karena faktor kreatifitas lebih dipentingkan.

5. Organisasi Formal dan Informal

 Organisasi Formal
Yaitu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional.

Organisasi Informal
Yaitu kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama, dimana kedudukan dan fungsi-fungsi yang dilakukan tampak kabur.

Departementalisasi, yaitu merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis yang saling berhubungan dapat dikerjakan bersama.

Macam bentuk departementasi yaitu :

1. Departementasi Fungsional
Mengelompokkan fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi yang paling umum dan bentuk dasar departementasin, keuangan

Kebaikannya :
• Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama
• Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi
• Memusatkan keahlian organisasi
Kelemahannya :
• Menciptakan konflik antar fungsi
• Adanya kemacetan pelaksanaan tugas
• Umpan balik yang lambat

2. Departementasi Devisional
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.
• Struktur organisasi divisional atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda.
• Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah.
Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
• Struktur organisasi divisional atas dasar langganan
Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan, pelayanan.

3. Departemensi Proyek

Merupakan bentuk departementasi campuran.ini dilakukan dengan mengkombinasikan kebaikkan-kebaikkan dari system fungsional dan divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya.

Kelebihan
• Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek.
• Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggungjawab terhadap manajer proyek.
• Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni antara manajer proyek dengan eksekutif secara langsung.

Kelemahan
• Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus dikerjakan, biasanya setiap proyek akan mengusahakan sendiri sumberdaya, sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas.
• Struktur ini akan menambah biaya yang cukup mahal bagi Organisasi induk, karena biasanya akan berdiri sendiri dengan staf yang penuh.
• Sering kali manajer proyek menumpuk sumberdaya secara berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan.

4. Departemensi Matriks.

Pada prinspinya sama dengan system proyek, tapi disini para karyawan mempunyai dua atasan, yang tentunya berada di dua wewenang. Rantai perintah pertama yaitu, fungsional, yang wewenangnya mengalir secara vertical. Kadua yaitu rantai perintah lateral atau horizontal, wewenangnya melintasi departemen yang dilaksanakan oleh manajer proyek, sehingga menyerupai matrix dalam lalu-lintas aliran wewenang.
Kebaikkan :
• Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional.
• Mengembangkan keterampilan dan kreativitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi/
• Menstimulasi kerja sama antar displin dan mempermudah kegiatan perusahaan dengan orientasi obyek.

Kelemahan :
• Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif
• Memerlukan koordinasi vertical dan horizontal.
• Memerlukan lebih banyak keterampilan antar pribadi.

PENGANTAR BISNIS